Concrete werkzaamheden van de functieanalist.
De werkzaamheden omvatten voornamelijk het verzamelen van gegevens, die bruikbare informaties kunnen opleveren.
Men kan uit enkele mogelijkheden kiezen om aan die gegevens te komen.
1) Men kan gebruikmaken van reeds bestaande omschrijvingen van de betreffende functies. Door de functies met elkaar te vergelijken en bestudering van de aansluiting van de functies op elkaar, kan men inzicht krijgen in de materie.
2) Men kan door middel van vraaggesprekken de gewenste informaties zien te verkrijgen. Dit is de meest gebruikte methode. Door gebruikmaking van geprogrammeerde vragen of formulieren kan het vraaggesprek makkelijker verlopen, zodat weinig aan het toeval wordt overgelaten. In elk geval dient de analist over zeer goede contactuele eigenschappen te beschikken. Het gevaar bestaat evenwel dat de ondervraagde niet de juiste informatie kan, wil of weet te geven.
3) Het gebruik van een ‘logboek’ is ook een methode die vaak gehanteerd wordt.
Het is een journaal waarin de functionaris met wie de analist nauw samenwerkt, alle activiteiten vermeldt die in een bepaald tijdsduur zijn verricht.
4) De directe observatie is de methode, waarbij de analist nauwkeurig observeert hoe de functionaris zijn werk verricht. Hij krijgt hierdoor informaties uit de eerste hand.
5) Het zelf functioneren in de functie door de analist is een minder vaak gehanteerde methode om aan informaties te komen. Dit kan echter alleen toegepast worden voor eenvoudig, ongecompliceerd werk .
De meest gehanteerde methode bij functieanalyse is die waarvan men uitgaat van wat er al is; men hoeft niet weer het wiel uit te vinden (combinatie van ad 1 en ad 2). Vanwege de hoge kosten en lange tijd die het vergt, vermijden functieanalisten vaak de methode van directe observatie, maar dit is volgens mij onmisbaar voor een objectieve vastlegging. Zoals vermeld kan methode 5 alleen toegepast worden voor eenvoudig niet gecompliceerd werk. Deze methode is de beste, maar stuit op veel operationele problemen en kost bovendien veel tijd en geld.
Hier onder volgen de fasen in de werkwijze van de functieanalist.
A. Het vastleggen van de bestaande toestand; hij verzamelt alle relevante gegevens om een beeld te krijgen van de functie. In deze fase vormt hij zich nog geen oordeel over die gegevens .Hij inventariseert en registreert alleen.
B. Het ordenen van de bestaande toestand; hij tracht in de verzamelde gegevens een zekere ordening te brengen om ze in hun logische samenhang te kunnen beoordelen. Hij zal dan trachten de geregistreerde activiteiten en of handelingen te sorteren in werkzaamheden van voorbereidende, uitvoerende en controlerende aard.
C. Het beoordelen van de bestaande toestand.
De wijze waarop de activiteiten worden uitgevoerd, worden op hun ‘noodzakelijkheid en doelmatigheid’ beoordeeld en gewaardeerd door de analist.
De kritische vragen die hij zich in dit verband stelt, zijn:
a) zijn deze activiteiten en handelingen noodzakelijk?; b) moeten ze door deze functionaris worden uitgevoerd?; c) moeten ze op deze wijze worden uitgevoerd?; d) moeten ze onder deze omstandigheden uitgevoerd worden?; e).met welke hulpmiddelen moeten ze worden uitgevoerd? en f) hoeveel tijd is er nodig voor deze activiteiten?
D. Het samenstellen van een concept taakomschrijving.
Alle activiteiten zijn bestudeerd en waar nodig zijn enkele overbodige uit de reeks van activiteiten weggehaald of zijn sommige activiteiten aangepast of ge(her)groepeerd. Nu worden ze in de juiste vorm en volgorde in de concept taakomschrijving verwerkt. Dit alles wordt in nauw overleg met de betrokken functionaris, de betrokken chef en andere relevante sleutelfiguren in de organisatie doorgenomen. Na goedkeuring wordt dit dan de definitieve taakomschrijving.
E. Het samenstellen van de functieomschrijving.
Tijdens het opstellen van de taakomschrijving heeft de analist ook veel zicht gekregen op verschillende andere aspecten van de functie zelf. Die kunnen betrekking hebben op de arbeidsomstandigheden, de hulpmiddelen, de eisen  m.b.t. de mentale en fysieke eigenschappen, de kennis en vaardigheden die aan de functionaris moeten worden gesteld.
Functieomschrijving is dus het gedetailleerd omschrijven van al deze functieaspecten.
Doorgaans komen de volgende elementen (al naar gelangd de samengesteldheid van de functie min of  meer) steeds voor in een functieomschrijving: 1)functieaanduiding, functienaam; 2) beknopte omschrijving van de functie; 3) plaats van de functie in de organisatie; 4)taakomschrijving (verantwoordelijkheden en bevoegdheden); 5)gebruik van hulpmiddelen; 6)het opstellen van de aan de functionaris te stellen eisen; 7)niveau van functiewaardering.
N.B ! Taak-en functie omschrijvingen alsmede duidelijke werkvoorschriften ontbreken jammer genoeg in de meeste publieke instellingen. Men neemt gevoegelijk aan dat de nieuweling op basis van zijn genoten opleiding dient te weten hoe hij te werk moet gaan of dat oudere collega’s hem wegwijs zullen maken in de organisatie.
Wanneer en waarom wordt functieanalyse verricht
Functies zijn in de loop van de tijd onderhevig aan invloeden en veranderingen van uit zowel het interne als externe milieu, waardoor het noodzakelijk is om periodiek te evalueren. Vooral waar het gaat om het invoeren van een nieuw waarderingssysteem. Verder zijn nog een aantal redenen waarom men ertoe overgaat om functies te onderzoeken middels functieanalyse zoals: a) men wil beschikken over goed gefundeerde data voor het opstellen van een realistische wervings- en selectie systeem; b) men wil duidelijkheid en zekerheid hebben over het doel en nut van een functie; c) men wil duidelijkheid en zekerheid hebben over de plaats van een functie in de organisatie; d) men wil inzicht krijgen in de bevoegdheden en verantwoordelijkheden verbonden aan een bepaalde functie; e) men wil een duidelijke grensafbakening van taken; f) men wil arbeidsprocedures verbeteren; g) men wenst te beschikken over gegevens die gebruikt kunnen worden als basis voor het curriculum van opleidingsprogramma’s; h) men wil beter zicht krijgen op de arbeidsomstandigheden; i) men wil komen tot een betere fundering van de economische waardebepaling van functies in hun onderlinge samenhang.
Dit alles moet zijn neerslag vinden in een evenwichtige organisatiestructuur waarin o.a. goede overleg- en communicatiestructuren, goede administratieve organisatie, goede werkvoorschriften in de taakuitvoering, opsomming van eigenschappen in de functieomschrijving en beloningsnormen in de functieclassificatie.
Het vergt daarom heel veel tijd, deskundigheid en geduld voordat een goede functieanalyse is gemaakt. Functieanalyse mag daarom geen ‘natte vinger werk’ zijn.
F.Menig
