Onafhankelijkheidsverklaring zoek

Gisteren werd er een informatiedag gehouden rond het belang en het traject om te komen tot het opstellen van selectielijsten. Het Nationaal Archief Suriname ( NAS) heeft getracht diverse projectleiders en hoofden van de afdeling Documentatie Informatie Voorziening van de overheidsorganen in te lichten over dit nieuw project. Het opstellen van selectielijsten is belangrijk voor de ordening en transparantie van overheidsarchieven. Als deze niet transparant zijn, wordt het proces om tot beleid te komen moeilijk gemaakt. Er moet toegang zijn tot documenten. Archieven zijn een administratieve en juridische waarde voor de archiefvormer, te weten voor ministeries en overheidsorganen. Voor de bedrijfsvoering is het belangrijk dat de archieven toegankelijk zijn voor het publiek. “Bepaalde stukken hebben een bepaalde emotionele of historische waarde voor ons”, zegt Rita Tjien Fooh-Hardjomohamad, nationale archivaris. Vervolgens stelde de archivaris dat deze documenten goed bewaard moeten worden, zodat deze later weer gebruikt kunnen worden. “Bijvoorbeeld, onze onafhankelijkheidsverklaring is de geboorteakte van onze Surinaamse natie en dit is nergens te vinden. Wat we hebben is een kopie van de Nederlandse versie.” De archivaris is niet verder ingegaan hoe dit belangrijk stuk verloren kon gaan, maar stelde dat men als land transparant moet zijn en beleid moet staven met documenten. “Als je archieven in een bepaalde staat verkeren, hoe ga je de nodige verantwoording afleggen?”
Het ministerie van Binnenlandse Zaken is belast met de zorg van archivalia in overleg met het ministerie van Onderwijs en Volksontwikkeling. “Als nationaal archief hebben we verschillende bezoeken afgelegd en met diverse hoofden overleg gepleegd. Echter konden we niet komen tot een selectielijst, omdat we nog geen selectiecriteria hadden. In 2015 werd de raad geïnstalleerd onder voorzitterschap van Maurits Hassankhan en die heeft maandenlang gebrainstormd rond de criteria. Het is uiteindelijk ontwikkeld en aangeboden aan de minister van Biza, die een schrijven heeft doorgestuurd naar de ministeries voor mogelijke kanttekeningen. Er is een staatsbesluit gekomen in 2017. Dus naast de Archiefwet is het staatsbesluit rond selectiedoelstellingen en -criteria ook belangrijk.
Oude toiletruimten als opslagruimte voor archieven
Archieven worden momenteel overal bewaard. “Dat is de realiteit”, zegt Tjien Fooh. “Archieven worden soms in oude toiletruimten bewaard. Dat is wat we ervaren bij inspectiemomenten op ministeries en de diverse overheidsorganen.” Volgens de archivaris is dat niet het enige beeld. “De opslagruimten zijn meestal overbelast. Er zijn geen opslagruimten meer, waardoor archieven tot in de gang geplaatst worden en een overheidsambtenaar daar gestationeerd wordt om een oogje in het zeil te houden. Bij onze inspectierondes hebben we aangetroffen op een commissariaat dat de archieven op de zolder geplaatst zijn. Zeer verwaarloosd en wanordelijk, zonder enige structuur.” Om deze weg te werken, zal het Nationaal Archief een traject instellen voor het opstellen van selectielijsten. “Belangrijk is dat we proberen om verandering in de huidige situatie te brengen. Een selectielijst is een staat van categorieën van archiefbestanddelen, die of voor blijvende bewaring of vernietiging in aanmerking komen. Niet alle archieven hoeven naar het NAS overgebracht worden voor blijvende bewaring. Men zal dus moeten vaststellen welke vernietigd worden en op welk tijdstip (na 10 tot 30 jaar). Om dit te bewerkstelligen, gaat NAS een samenwerking aan met GO Opleiding, een instituut dat al 66 jaar opleidingen aanbiedt.