Als er aan de inkomstenkant weinig of niets verandert, zullen bedrijven, winkeliers, particulieren en overheden aan andere knoppen moeten draaien. Het eerste waar men meestal aan denkt is bezuinigen en besparen. Maar zijn ze hetzelfde? En welke zal op de lange termijn meest duurzaam blijken te zijn? In dit artikel geef ik de lezer op een eenvoudige manier inzicht in een internationaal toegepaste en bewezen management filosofie welke al jarenlang zorgt voor verbluffende efficiency resultaten bij vele toonaangevende bedrijven en overheden over de hele wereld. Ik start door kort in te gaan op het fundamenteel verschil tussen bezuinigen en besparen om vervolgens in te gaan op een andere manier van denken, namelijk denken vanuit de klant.
Bezuinigen
Reorganiseren, afscheid nemen van mensen, minder investeren in nieuwbouw, minder producten inkopen zijn zaken waaraan je meteen denkt bij bezuinigen. Dit zijn ook de eerste reflexen die organisaties toepassen als ze “quick wins” willen behalen. Probleem met bezuinigen is namelijk dat de eindresultaten niet inhouden dat er vooruitgang is geboekt. Ja, de kosten lopen wel tijdelijk terug, maar je bent tegelijkertijd als business kleiner geworden of gestagneerd in bedrijvigheid. Bezuinigen kan dus op korte termijn ogenschijnlijk wel zorgen voor verandering, maar op lange termijn is het niet duurzaam. Er wordt meestal ad-hoc aan knoppen gedraaid waarvan men vaak niet goed weet welke consequenties het zal hebben in de toekomst. Bezuinigen is meestal ook intern gedreven en houdt geen rekening met wat de klant zal beleven of verwacht. Voor lange termijn profits en duurzame efficiëntie van bedrijfsprocessen ben ik daarom geen grote fan van bezuinigen, omdat ik in de praktijk toch altijd de vraag zie terugkomen; wat hebben wij op lange termijn bereikt met deze bezuinigingsmaatregelen? En hoe worden ze nog nageleefd of hoe effectief zijn ze na 5 of 10 jaar? En wie is beter geworden ervan?
Besparen
Wat wel beter werkt op de lange termijn in kleine en grote organisaties overal in de wereld is besparen. Ik ben daarom meer fan van besparen, vooral als organisaties besparen zonder in te hoeven te leveren op bedrijfsvoorraden, kwaliteit van levering, effectiviteit van onderhoud of tevredenheid van klanten. Besparen vormt in principe de basis voor organisaties en overheden om effectiever en efficiënter te leren werken. Internationaal groeit deze manier van denken en de ingrediënten voor besparen zijn zaken zoals het elimineren van overbodige schakels in processen, het verminderen van verspilling en inflexibiliteit in werkzaamheden, het wegwerken van re-work en overdracht momenten en het vernietigen van geen klantwaarde toevoegende stappen in processen. Besparen leert en dwingt zelfs om anders te denken, van buiten naar binnen te denken en te denken vanuit de beleving van de klant.
Het verschil tussen bezuinigen en besparen wordt tegenwoordig Lean Werken oftewel Lean Management genoemd. Bij Lean Management doe je alleen die dingen die waarde toevoegen voor de KLANT.
In Europa, Japan, Australië en Amerika zijn inmiddels veel bedrijven met succes aan de gang met Lean. Lean wordt toegepast bij Banken en Verzekeraars, Telecom & Utilities, Energie, Handel, Transport & logistiek, Zorg, Overheid en Zakelijke dienstverlening.
Lean Managament
Lean Management is een management filosofie die zich richt op het verhogen van het rendement van een organisatie door het verbeteren van bedrijfsprocessen (aansluitproces, leverproces, afhandelingsproces, betalingsproces, verwerkingsproces, bouwproces, inkoopproces, auditproces, etc.).
De belangrijkste doelstellingen van Lean Management zijn: 1) Het leveren van de door de klant gewenste kwaliteit (tijdig en volledig); 2) Het verkorten van doorlooptijden (levertijden) voor de klanten; 3) Het verlagen van de kosten.
Het basisprincipe van Lean Managament is dat alleen die activiteiten uitgevoerd moeten worden die direct of indirect positief bijdragen aan de door de klant ervaren kwaliteit. Dit zijn dan in het proces de enigste activiteiten die waarde voor de klant toevoegen. Activiteiten die geen waarde toevoegen worden “verspillingen” genoemd in Lean Managament en moeten systematisch worden geëlimineerd. Hierdoor zal er meer tijd en geld beschikbaar komen om meer waarde toevoegende activiteiten uit te voeren. Het is steeds aangetoond dat als men goed en lang genoeg aandacht besteedt aan het elimineren van verspilling in organisaties dat de kosten omlaag gaan, maar de kwaliteit omhoog.
In de Lean Management kent men 8 categorieën van verspilling: 1) Defecten; 2)Wachten; 3)Transport; 4)Onnodige processtappen; 5)Onnodige bewegingen; 6)Voorraden; 7)Overproductie en 8) Het ongebruikte talent van medewerkers in organisaties.
Er zijn tal van praktische en aangetoonde methoden en technieken beschikbaar om huidige processen en activiteiten in organisaties te diagnosticeren en vervolgens te verbeteren. De methoden en technieken die worden gehanteerd bij de implementatie van Lean Management zijn niet ingewikkeld en het kwantificeren van de mogelijke besparingen is na een eerst scan ook niet zo heel erg moeilijk. (wordt vervolgd)
Dr. Ir. Ravish P. Y. Mehairjan,
Energie, Maintenance & Asset Management Professional
en Lean Six Sigma Blackbelt en Change Management Consultant.
