Zwak informatiemanagement is er de oorzaak van dat nu kostbare middelen aangewend moeten worden voor het updaten van gegevensbestanden op het ministerie van Sociale Zaken en Volkshuisvesting, omdat het informatiesysteem, dat de basis dient te zijn voor operationele en besluitvormingsprocessen op het gebied van sociale zorg, wederom in onverzorgde staat verkeert. De regeringsleider wordt recentelijk publiekelijk in verlegenheid gebracht door grove nalatigheid bij de gegevensverzameling over een eigendomsgrond ergens te Wanica. Het streekziekenhuis moet toch maar elders verrijzen. Publieke organisaties die met kerntaken zijn belast en die beschikken over een omvangrijk personeelsformatie, zijn desondanks niet in staat de voortgang van routinetaken blijvend te ondersteunen middels betrouwbare, volledige, tijdige en relevante informatie . ‘Achterstand’ is reeds decennialang een kenmerkend begrip voor de overheidsadministratie, terwijl besluitnemers juist behoefte hebben aan gestructureerde en voordurende informatiestromen. Verkeersstatistieken moeten vanuit verschillende invalshoeken worden opgesteld. Voor de effectiviteit van maatregelen ter beteugeling van de verkeerschaos moet worden ingezoomd op de kernvraagstukken van het openbaar verkeer, die vragen om juridische, technische, sociologische en psychologische benadering. Het wachten is op de onderzoeksresultaten van de hiervoor ingestelde Werkgroep Verkeersveiligheid. Achtereenvolgende regimes zijn niet in staat gebleken de wanorde op het gebied van de registratie en het beheer van domeingrond, een der klassieke taken van de overheid, een halt toe te roepen. Een geïmproviseerd oplossingsmodel daarvoor is nu bedacht, dat naast de instandhouding van het totale departement, een nieuwe uitgavenbron teweeg zal brengen. Falend management van de ambtelijke leiding wordt in deze kwestie niet aangepakt, waardoor de oorzaak van het probleem blijft voortbestaan. Waren procesanalyse , procesherinrichting en procesbewaking bekende begrippen, dan was dit vraagstuk door goed management evengoed opgelost. In aantallen zijn personeelsbestanden op departementen nu wel bekend, doch de formatiestructuren vanuit verschillende gezichtspunten voor het beoordelen van de kwalitatieve personeelsformaties zijn niet inzichtelijk gemaakt. De kwaliteit van overheidsbeleid en publiek management is in aanzienlijke mate afhankelijk van de kwaliteit, relevantie en tijdloosheid van al dan niet geïntegreerde informatie die aan topmanagers, ministers en regeringsleiding op elk gewenst moment verstrekt moeten(kunnen) worden. Beleidsinformatie ten behoeve van de regering komt niet uit de blauwe hemel vallen. Tal van gegevensbronnen die naar bruikbare informatie getransformeerd moeten worden, dienen in voortdurende ‘staat van paraatheid’ te zijn om de beleidsontwikkeling, de beleidsuitvoering, maar ook de analyse en evaluatie van het openbaar bestuur te kunnen ondersteunen. Informatica maakt de toekomst beheersbaar, dat weten wij inmiddels wel, maar de vraag is hoe het toch komt dat, ondanks de moderne ontwikkelingen op het gebied van de informatietechnologie, informatieverzorging op onze departementen maar niet van de grond kan komen. Niet de tijdelijk aanzittende ministers zijn hiervoor verantwoordelijk. De eis, dat informaties voortdurend ‘up to date’ moeten zijn voor een adequate ondersteuning van beleidsvorming en openbaar bestuur moet onverbiddelijk zijn, en van regeringswege moet dit worden afgedwongen van publieke managers. Vooral in grotere organisaties, zoals departementen, zijn goede informatiesystemen onmisbaar, die voortvloeien uit verzamelde, geanalyseerde en verwerkte data. Vele processen doortrekken het totale departement, waarbij vaak ook andere ministeries, semipublieke en private organisaties zijn betrokken. Niemand maakt zich opvallend druk over het verloop en de kwaliteit van deze bestuurlijke en logistieke processen, die betrekking hebben op beleidsplanning, beleidsuitvoering en de controle daarop. Hierdoor wordt het openbaar bestuur ook vanuit publieke organisaties dikwijls veel schade berokkend. Ontbreken van of achterstand in datacollectie en gegevensverwerking op departementen moet daarom als falend management worden aangemerkt. Het zij toegegeven, vaak weten bewindslieden zelf niet hoe de transformatie van beleidsplannen naar de realisatie daarvan moet geschieden. De onvrede bij de president over de ministeriele bijdrage is geen onbekendheid. Publieke organisaties moeten door ambtelijke managementzorg op elk gewenst moment, elke aantredende en voor zijn taken berekende bewindvoerder alle ondersteuning middels adequate informatievoorziening op beleidrelevante gebieden kunnen bieden. Deze conditie scheppen is niet de zorg van een tijdelijk dienende politieke gezagsdrager. Waar het om duidelijke beleidswijzigingen gaat is het de taak van beleidsadviseurs en beleidsanalisten de gevolgen daarvan voor bestaande informatiesystemen uit te werken. Ambtelijke besturing van departementen en politieke aansturing van publieke organisaties vormen elkaars supplement, maar in de praktijk wordt vaker de indruk gewekt dat de minister in meerder opzichten tevens de rol van ambtelijke beheerder en ambtelijke bestuurder vervult. Procesmanagement en kwaliteitsontwikkeling gelden ook nadrukkelijk voor dienstverlenende organisaties in de publieke sector. Het is niet voor te stellen, hoe goed overheidsbeleid tot stand komt in een situatie, waarbij het grondmateriaal in de vorm van de dagelijkse gegevens uit de praktijk niet of gebrekkig voorhanden zijn. Dit alles in het moderne ICT-tijdperk. De regeringsleiding zal het verschijnsel van ondermijning van beleidsontwikkeling en beleidsuitvoering als gevolg van falend management op het gebied van informatieverzorging serieus ter hand moeten nemen. Het gaat hier om een klemmend kwaliteitsvraagstuk dat zich makkelijk aan het aandachtsveld van de regeringsleiding onttrekt, doch waardoor beleid en openbaar bestuur gewis onder voortdurende druk komen te staan. Zo ondervindt het bestuurlijke decentralisatieproces hiervan nu de nadelen.
Stanley Westerborg
Organisatieanalist,
[email protected]
