Afronding uitgestelde algemene ledenvergadering
Op 28 oktober jl. werd de uitgestelde of verdaagde algemene ledenvergadering van de coöperatieve vereniging Comrij GA, ic. de jaarvergadering over het boekjaar 2010, van 27 november 2011 opnieuw uitgeschreven. Omtrent het verloop van deze vergadering van 28 oktober 2012 zijn er enkele markante zaken voorgevallen, waarop wij u en de overige leden van het bestuur van de coöperatieve vereniging willen attenderen, nl.:
- de onderhavige vergadering was uitgeschreven als aanvangende om 10.00 uur vm.; op of omstreeks dat tijdstip gaf u aan dat er geen quorum was en de vergadering daarom later dan het vastgestelde tijdstip zou aanvangen. Aangetekend moet worden dat u met deze stellingname blijk heeft gegeven geen of onvoldoende notie te hebben omtrent de regelingen welke gelden in de gevallen waarbij sprake is van een uitgestelde of verdaagde algemene ledenvergadering. Ergo is dat u geen of onvoldoende inhoudelijke kennis heeft van de Statuten van de coöperatieve vereniging hieromtrent.
- na behandeling van een bepaald agendapunt gaf u te kennen de vergadering te willen afsluiten, aangezien u 2 (twee) uren daarvoor had uitgetrokken en andere afspraken had. Dit was een regelrechte miskenning van de ter vergadering aanwezige leden van de coöperatieve vereniging alsook hun ultieme recht op vergaderen; de algemene ledenvergadering van deze coöperatieve vereniging is immers de hoogste macht van de coöperatieve vereniging (artikel 20 van de Statuten).
- de Statuten van Comrij GA geven aan dat besluiten op een algemene ledenvergadering slechts bindend zijn indien in eerste instantie ter vergadering meer dan de helft van het aantal leden aanwezig is; voor een uitgestelde vergadering is zulks niet vereist (artikel 22, lid 1). Op 28 oktober jl. was er sprake van een uitgestelde algemene ledenvergadering (van 27 november 2011) waarbij door de vergadering i.c. de leden a. het Bestuursverslag (agendapunt 4) respectievelijk b. het Financieel verslag (agendapunt 5) zijn afgekeurd respectievelijk geen decharge is verleend. Ten aanzien van het Financieel verslag moet worden opgemerkt dat bij de stemmotivatie o.a. is aangegeven dat het verslag niet voldoet aan het bepaalde van artikel 28, lid 1, en artikel 29, lid 1, 2 en 3. De vergadering heeft, op grond van deze vaststelling, het (nog) niet nodig geacht zich uit te spreken over de rechtmatigheid en de doelmatigheid van het gevoerde financieel beheer en beleid aangezien een verslag van de Raad van Toezicht (artikel 29, lid 1 en lid 3) ontbrak. Te dien aanzien treft het bestuur blaam vermits jaren achtereen verzuimd is de voorzieningen te treffen ten aanzien van de verkiezing en benoeming van de Raad van Toezicht. Ergo is dat de leden formele en feitelijke inhoudelijke kennis van de Statuten van de coöperatieve vereniging is onthouden.
- doordat het bestuur van de coöperatieve vereniging vooralsnog heeft verzuimd een doelmatige ledenadministratie aan te leggen overeenkomstig het bepaalde van artikel 9 van de Statuten is het voorlopig ondoenlijk de hand te houden aan de bepalingen ten aanzien van onder andere het aanvragen van een relatief klein aantal leden tot het beleggen van een algemene ledenvergadering op 27 november 2011 en 28 oktober 2012. De consequentie is thans dat de aanvraag om voortzetting van de – ten derde male – verdaagde algemene ledenvergadering van 27 november 2011 zonder meer gehonoreerd dient te worden; in geval van het achterwege blijven van de honorering van deze aanvraag, artikel 21 lid 5, onder het gevolg van het geschapen precedent, van toepassing zal zijn. De aanvragers zullen dan gerechtigd zijn de aangevraagde vergadering i.c. voortzetting van de verdaagde algemene ledenvergadering van 28 oktober 2012 zelf te convoceren. De vergadering wijst zelf de voorzitter van die vergadering aan terwijl het nog wettig bestuur ook uitgenodigd zal worden ter bijwoning van de betreffende vergadering.
Onder een zeker protest is de vergadering er mee akkoord gegaan dat de aan de gang zijnde overigens rechtsgeldige vergadering werd uitgesteld of verdaagd. Wij zijn de mening toegedaan dat gelet op de eerder gesignaleerde nalatigheid van het bestuur met betrekking tot het beleggen van de statutair voorgeschreven jaarvergadering – algemene ledenvergadering deze ten tweede male uitgestelde of verdaagde vergadering nog in dit boekjaar (kalenderjaar 2012) en wel ultimo november 2012 dient te worden uitgeschreven ter finalisering.
Nog behandeld dienen te worden: agendapunt ad 6: Wat ter tafel komt en agendapunt 7: Rondvraag, waarna Sluiting. Gelet op het belang welke aan deze zaak wordt gehecht, bestaat er geen bezwaar dat wordt afgeweken van de termijn van oproeping voor een algemene ledenvergadering.
De leden verwijten het bestuur dat zij sinds hun oprichting nimmer een exemplaar van hun statuten onder ogen hebben gehad. Hierdoor kunnen zij het bestuur formeel niet controleren en begeleiden. Ook verwijten de leden het bestuur dat er geen jaarlijkse algemene ledenvergadering wordt uitgeschreven. Dat was op 27 november 2011 wel gedaan, maar wegens gebrek aan quorum is de vergadering verdaagd. De leden dreigen nu, indien het bestuur niet met spoed een vergadering bijeen roept, zelf een alv te zullen uitschrijven en dan met een eigen voorzitter deze vergadering te zullen leiden. Het dagelijks bestuur van Comrij GA, zoals aangesteld op de alv van 9 maart 2009, wordt gevormd door de heer Herman R.Tol ( voorzitter ), mevr. drs. L.Fernand (penningmeester), en de heer A.L.Mac Donald ( secretaris ).
De convocatie ter hervatting/ voortzetting van de uitgestelde of verdaagde algemene ledenvergadering – jaarvergadering boekjaar 2010 – van 28 oktober 2012 wordt zeer spoedig tegemoet gezie
Namens de leden
Dhr. G.G.Ph. van Holt
