De werkzaamheden rondom het organiseren van verblijf voor de bijkans 500 participanten aan de “30th Session of the ACP Parliamentary Assembly” en de “24th Session of the ACP-EU Joint Parliamentary Assembly”, die in november dit jaar gehouden zullen worden, verlopen volgens planning. Verblijf van de honderden ACP- EU-deelnemers is nagenoeg geregeld. Om het werk vlot uit te voeren, heeft de “ACP-EU Joint Parliamentary Commission” enkele subcommissies ingesteld. De DNA-leden P. Kensenhuis en R.Tamsiran zitten in de ‘Subcommissie Hotels’. Zij zijn aangesteld als verantwoordelijken voor de monitoring van het onderdeel ‘accommodatie en verblijf’ voor de deelnemers. In het kader van de voorbereidingen van de conferentie heeft de commissie al gesprekken gevoerd met verschillende hotelmanagers. De eerste meeting was op 27 juli. Het doel van de bespreking was afspraken maken ten aanzien van de organisatie rondom de hotelreserveringen van de deelnemers en de veiligheidsaspecten verbonden aan hun aanwezigheid. Na de eerste meeting is de commissie samen met de hotels wederom bij elkaar gekomen. Die bespreking heeft op vrijdag 05 oktober plaatsgevonden in het gebouw van DNA waarna de subcommissie op dinsdag 09 oktober verslag heeft gedaan aan de totale ACP-EU Commissie over de stand van zaken. Binnenkort komt er een derde meeting, dan zullen de laatste afspraken gemaakt worden.
Alvorens een selectie te maken van verblijfplaatsen heeft de commissie een onderzoeksmissie uitgevoerd in verschillende hotels in Paramaribo. Daarvoor zijn in april enkele ACP- en EU- functionarissen naar Suriname gekomen om met de commissieleden alhier een aantal bezoeken te brengen aan enkele hotels in Paramaribo.
Na de bezoeken is een aantal hotels aanbevolen waar de deelnemers aan de ACP-EU-vergadering zullen verblijven. Om de participanten een zo goed mogelijk verblijf te bieden, moeten alle aanbevolen hotels voldoen aan internationale standaarden. Onder andere is met de hotels afgesproken dat de accommodaties voorzien zijn van ICT-mogelijkheden, waaronder wireless. Kensenhuis bevestigt dat de aanbevolen hotels al voldoen aan deze eis. De commissie heeft ook met de hotels afgestemd dat de communicatie met de individuele deelnemers duidelijk moet zijn. Omdat Suriname maar enkel als gastland optreedt, moeten de deelnemers zelf de kosten voor hun verblijf dekken en mogen ze zelf beslissen in welk hotel zij verblijven. Wel zal de commissie relevante informatie van de hotels verzamelen en deze doen toekomen aan de participanten. Om alle reserveringen ordelijk te laten verlopen heeft de commissie voorgesteld dat de verschillende hotels onderling afspraken maken, zodat er een algemeen beleid ten aanzien van onder andere annuleringen en kortingen kan worden gepresenteerd. Ook moet in de prijzen tenminste een ochtendmaaltijd inbegrepen zijn. Met de hotelmanagers zijn er duidelijke afspraken gemaakt dat er streng gelet zal worden op de voeding en de bereidingswijze daarvan. Het is een belangrijk vereiste dat er voldoende voeding is voor een ieder, ook halaal voeding, omdat een groot deel van de deelnemers afkomstig is uit moslimlanden. Om de deelnemers wegwijs te maken, moet er in elke kamer een map aanwezig zijn met alle relevante informatie, waaronder informatie over het land en transport, maar ook over restaurants en activiteiten binnen de hotels.
Als belangrijkste tijdens de reserveringen acht de commissie het van groot belang dat de communicatie tussen de hotels en de deelnemers optimaal is. Als het gaat om vragen die beantwoord moeten worden, ziet de commissie graag dat de deelnemers antwoord krijgen op de gestelde vragen. Bij aankomst in het land ziet de commissie graag dat de incheckprocedures sneller geschieden. Ter versoepeling zal reeds bij de luchthaven een voorcontrole plaatsvinden waardoor de deelnemers bij aankomst in het hotel gelijk naar hun verblijfruimte begeleid kunnen worden. Het gaat de goede kant op met de organisatie. Verschillende hotels hebben reeds reserveringen binnen. Om het geheel goed in de gaten te houden, is met de hotels afgesproken dat de commissie wekelijks rapportage krijgt over de stand van zaken met betrekking tot de wijzigingen in de reserveringen. Als alles volgens plan verloopt, komt de commissie binnenkort weer bij elkaar. Dan worden de laatste afspraken gemaakt met betrekking tot verblijf. (Bron: dna.sr)
